I’ve been in heaven…

29 12 2010

De voorbije maanden waren hectisch.. en dat is eigenlijk nog een understatement.  Zes maanden lang intensief gewerkt voor het Belgische Europese Voorzitterschap, het was eens wat anders. De voorbereidingen waren gestart in mei, maar the race to hell ging echt van start op 1 juli. Race to hell or trip to heaven? Ik ben er nog altijd niet goed uit. Het was zwaar, vele uren, weinig nachtrust, weinig sociaal leven,… zelf mijn thesis is er voor moeten wijken, maar langs de andere kant leerde ik een hele hoop nieuwe mensen kennen, mocht ik twee informele raden organiseren met een dertigtal europese ministers, dineren met Peter Goossens, een korps van 350 politieagenten ter mijn beschikking hebben… geef toe, je maakt het niet elke dag mee. En hoe blij ik nu ook ben, ik weet gewoon dat ik  het Voorzitterschap nog zal missen.
Elk evenement had iets bijzonders, maar de organisatie van de informele raad interne markt zal me nog het meest van al bijblijven.  Niet alleen omdat ik mijn cursus crisismanagement hier volop heb kunnen toepassen, maar vooral door de bijzondere sfeer die deze raad met zich meebracht. De zoektocht naar een locatie begon al in december 2009. Chatelet Robinson, Brouwerij Wiels, AADock’s, Brussels Event Brewery,… ze zijn allemaal de reveu gepasseerd. Niet eenvoudig om een locatie te zoeken, zonder dat je echt weet wat het concept van het evenement is en je maar beperkte informatie hebt over de inhoud. Enige criteria: het moet de stijl van Minister Q weergeven… hmmm, ok dan…  Wiels leek de beste optie: industrialistisch, knipoog naar de Belgische geschiedenis, innoverend en vrij grote ruimtes die we naar eigen keuze konden indelen, ideaal! Onderweg naar kantoor kwamen we dan toch nog een andere locatie tegen: AREA42  een nieuwe zaal en het had wel iets bijzonders. Architect Michel Polak kon hier zijn creativiteit kwijt en dat was te zien aan de opdeling van de zalen… het was een kanshebber, maar misschien te klein? Ik ben vergeten te vermelden dat Murphy toch wel de hoofdrol speelde in dit evenement. Zo kregen we plots een telefoontje dat Wiels geen optie meer bleek te zijn en heeft het lot dus eigenlijk gekozen.. AREA42 zou twee dagen het hoofdkwartier vormen… in werkelijkheid werd het vier dagen.

Het concept werd uiteindelijk in samenwerking met ConradConsulting NV vastgelegd. Tetris zou centraal staan: innovatie, alle puzzelstukjes vallen in elkaar,… het EUPatent, de minister ging ervoor en hopelijk kregen we met deze informele raad al een klein beetje beweging in een dossier dat al 40 jaar muurvast zat. Koen Vanhove van Conrad stond me bij en was gedurende een dikke maand mijn rechterhand of mijn schouder, het is maar hoe je het bekijkt! Gelukkig had ik nog zo’n troef achter de hand: Joachim Nijs, een stagiair zoals ze er niet veel meer maken! Ik had twee witte konijen, gelukkig maar! Alles wat je maar kan denken dat mis kan gaan, ging ook mis.  Twee weken voor het event kreeg ik de oproep van de veiligheidsdiensten voor een coördinatievergadering. We hadden er al vijf achter de rug, dus één meer of minder, daar kwam het nu ook niet op aan. Tot ik op de locatie toekwam en tien politieagenten zag. Hier moests iets mis zijn… “Juffrouw, u heeft geen hotel”. Dit was een wel zéér slechte mop dacht ik, tuurlijk had ik een hotel, op nog geen kilometer van de zaal (Hotel Bloom) Een prachtig hotel trouwens, zeker meer als drie sterren waard. Een heerlijke bloemengeur verwelkomt je, maar het zijn vooral de kamers die je achterover doen vallen. Goede smaak en design staan hier centraal. Het concept zat trouwens ideaal in elkaar: industriële zaal, designhotel en als Minister Van Quickenborne and his colleaguesvervoersmiddel een oude tram… laat de innovatie maar spreken!  Wat komt deze man mij nu zeggen dat ik geen hotel heb?  Diep van binnen heb ik tijdens heel het gesprek geloofd dat die 10 kepietjes plots in de lucht zouden vliegen en iemand heel hard zou roepen “this is Candid camera!”  Maar dat kwam nooit. Een groep extreem linkse jongeren besloot zich te vestigen vlak voor Hotel Bloom en ik kon op zoek naar een nieuw hotel… géweldig, ik had nog 10 dagen om een slaapplek te vinden voor zo’n 150 personen. Kalm blijven is dan vooral de boodschap en jawel, nog geen twee dagen later werd ik gered dankzij Dolce La hulpe en Chateau du Lac. Maar aan mijn lijdensweg kwam nog geen einde. Eén dag voor het evenement wordt een 24uursstaking aangekondigd bij de luchthaven.  Delegatieleden in paniek belden ons op, mijn gsm begon zo stilaan tilt te slaan, dank aan Joachim – onze super stagiair – en Caroline – de fantastische coördinatrice van de verbindingsofficiers -, om samen met mij het hoofd boven water te houden! Crisis en Murphy hadden nu toch wel genoeg toegeslaan? En toen het telefoontje van Spanje: “hallo, onze minister komt vroeger toe… het is te zeggen, morgenvroeg om 10u en hij heeft dus een extra overnachting nodig” Grmbl… mijn eerste hotelcrisis was net opgelost, of de volgende kon beginnen… minder als 24uur om een hotel te vinden, ok, here we go again! De oplossing lag gelukkig vlak bij de deur: Aloft , een nieuw hotel in Brussel had nog wel een plaatsje vrij. Murphy, try again! Die gedachte had ik beter achterwege gelaten: de ingehuurde bussen mochten niet geëscorteerd de baan op, de auto van Commissaris Barnier viel voor de deur in panne en in spoed kon nog een nieuwe wagen gezocht worden voor Minister Q die zijn eigen wagen afstond aan de commissaris. Maar dan komt het MobilityTeam to the rescue! Mijn twee helden Commandant Michel Collard en Adjudant Kurt Demets zorgden ervoor dat mijn mobiliteitsproblemen in minder dan 5 min waren opgelost. Van efficiëntie gesproken! 

En zo kwam een einde aan een fantastiche organisatie! Heel wat Murphy’s, maar ook heel wat mooie momenten: geëscorteerd worden tot aan het hotel, samenwerken met Peter Goossens en BelgoCatering (special thanks to: Sophie Kint en Sakura Koch, twee supermadammen die je event net dat tikkeltje extra geven!), veel feliciaties, afterdrink met de mensen van de veiligheid, heel wat nieuwe contacten,….  Jawel, ik ging met een grote glimlach op mijn snoetje mijn bedje in… en lekker rebels als ik ben, trakteerde ik mijzelf op een overnachting bij Hotel Bloom, trouwens een echte aanrader als je van bloemetjes, lekker eten en design houdt.

Het was mooi, maar aan alle mooie liedjes komt een eind. Een happy ending, want er kwam beweging in het dossier van EUoctrooi en het Belgische Voorzitterschap kreeg heel wat felicitaties. En ik? Ik kijk vanaf nu met een nostaligisch gevoel naar Blokken… Le grand chef

Advertenties

Acties

Information

5 responses

29 12 2010
-JC-

Wat een gave ervaring. Ik vind het heerlijk om evenementen en congressen te organiseren, maar van dit kaliber? Petje af hoor!

30 12 2010
Kris10

Je doet dat goed! Je zal het al vaak gehoord hebben, maar het is dan ook waar. Go Jane!

30 12 2010
sarajane85

Tnx! 🙂 btw tnx to you dat ik terug blogje begonnen ben ;o), ideaal om wat ex-collega’s op de hoogte te houden en ideale entertainement tijdens het thesisschrijven 🙂

30 12 2010
sarajane85

Bedankt! Ik doe niet liever. Zeer vermoeiend, maar zalige ervaring!

1 01 2011
Kris10

Ik heb altijd een goede invloed op mensen. Vooral 5 februari :p Check de uitnodiging!

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s




%d bloggers liken dit: